Eröffnung einer repräsentanz von ausländischer organisation

Ilija Latyschev, Geschäftsführer der „Juristische Gruppe „VERDICT BY“ GmbH

Gemäß dem Recht der Republik Belarus ist die Tätigkeit von den ausländischen Organisationen in der Republik Belarus in zwei Grundformen möglich: durch die Gründung in Belarus einer juristischen Person oder durch die Eröffnung einer Repräsentanz. In diesem Artikel betrachten wir die praktischen Fragen, die die Eröffnung der Repräsentanz von der ausländischen Organisation in Belarus betreffen.

Status der Repräsentanz

 

Für die richtige Charakteristik der Rechtslage einer Repräsentanz der ausländischen Organisation und des Umfangs ihrer Rechtsfähigkeit ist es davon auszugehen, dass die Repräsentanz, erstens, keine juristische Person ist, und, zweitens, den Status des Ausländers besitzt.

Punkt 1 Art. 51-1 Bürgerliches Gesetzbuches der Republik Belarus berücksichtigt, dass man unter der Repräsentanz der ausländischen Organisation ihre abgesonderte Abteilung versteht, die in der Republik Belarus gelagert ist, führt den Schutz und die Vertretung ihrer Interessen und andere gesetzmäßige Funktionen durch. Als solche Funktion kann man nämlich den Abschluss der Geschäfte sowie andere Handlungen namens der ausländischen Organisation bemerken.

Die grundliegende Rechtsvorschrift über die Fragen der Eröffnung und der Tätigkeit der Repräsentanz von ausländischen Organisation in Belarus ist die Vorschrift über die Eröffnung und die Tätigkeit der Repräsentanzen von ausländischen Organisationen in der Republik Belarus, die durch den Beschluss der Ministerrat der Republik Belarus 22.07.1997 № 929 (weiter – Beschluss № 929) verabschiedet ist, und die Liste der Verwaltungsprozeduren, die von Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten (MAA) für  juristische Personen und Individualunternehmer durchgeführt wird (weiter – Liste).

 

Beschluss № 929 berücksichtigt nämlich folgende Zwecke, für die die Repräsentanz der ausländischen kommerziellen Organisation eröffnet werden kann.

• die Formen der Zusammenarbeit in den Bereichen Handel, Wirtschaft, Finanzen, Wissenschaft und Technik, Verkehrswesen zu entwickeln und zu verbessern;
• die Markterforschung;
• die Möglichkeiten für die Investitionstätigkeit in der Republik Belarus, darunter für die Gründung der ausländischen und gemeinsamen Unternehmen zu erforschen;
• die Entwicklung der bilateralen handelswirtschaftlichen Verbindungen zu unterstützen;
• die Interessen der kommerziellen Organisation zu vertreten und zu schützen;
• die Tätigkeit mit anderen, darunter mit gemeinnützlichen, Zwecken durchzuführen.

 

In der Phase der Entscheidung über die Eröffnung der Repräsentanz in Belarus stellen die Ausländer oft die Frage, ob ihre Repräsentanz die kommerzielle Tätigkeit führen darf.

In diesem Zusammenhang berücksichtigt Beschluss № 929, dass die Repräsentanzen, deren Tätigkeit nach dieser  Verordnung geregelt wird, berechtigt sind, die Unternehmenstätigkeit in der Republik Belarus nur namens und im Auftrag vertretener Organisation zu führen.

Also, die Umfang der Rechtsfähigkeit von der Repräsentanz in der Tätigkeitsführung, unserer Erachtens, ist tatsächlich unbeschränkt, mit Ausnahme, dass die Repräsentanz ihre Unternehmenstätigkeit in der Republik Belarus nur namens und im Auftrag vertretener Organisation führen darf. Dementsprechend, im Falle, wenn die Repräsentanz z.B. den Lieferungsvertrag abgeschlossen hat, wird nicht selbst die Repräsentanz als der Lieferant anerkannt, sondern die Hauptorganisation. Die Repräsentanz ist nur der Teil von der Organisation in Belarus, die die Funktionen des Lieferanten namens und im Auftrag der Hauptorganisation erfühlt.

 

In der Praxis läuft diese Beschränkung auf die Ausfertigung der Erstbelege hinaus. Wenn es im Vertrag  festgelegt wird, dass „Die Repräsentanz der Firma „A“ in Person der Leiter der Repräsentanz, der auf Grund des Statuts handelt…“ – das ist ein Beispiel von falsche Anwendung der Status der Repräsentanz, die die Anklagen über die Verstoß gegen den Beschluss № 929 und über die selbstständige Unternehmenstätigkeit zur Folge haben können.

Anderseits hebt die Fassung „Firma „A“, die die eingetragene Repräsentanz in der Republik Belarus hat, in Person der Leiter der Repräsentanz…“ alle Frage über die Zulässigkeit und Rechtmäßigkeit der Unternehmenstätigkeit auf.

Was betrifft noch eine wichtige Aspekte der Unternehmenstätigkeit der Repräsentanz – Lizensierung – also, die ab 01.01.2008 geltende neue Fassung der Vorschrift über die Lizensierung der einzelnen Tätigkeitsarten, bestätigt durch den Dekret von dem Präsidenten der Republik Belarus ab 14.07.2003 N 17, schrieb den Regel fest, dass ausländische juristische Personen und ausländische Organisationen zu den Lizenziaten gehören.

Außerdem berücksichtigt die oben erwähnte Vorschrift über die Lizensierung das Recht auf die Lizenzerhalten für ausländische juristische Personen und ausländische Organisationen, die nach dem Recht der ausländischen Staaten gegründet sind, falls die Repräsentanz dieser Organisationen in der Republik Belarus vorhanden ist (es sei denn, die Rechtsakte schreiben fest, dass das Recht auf die Abwicklung der lizenzbedürftigen Tätigkeitsarten nur den juristischen Personen der Republik Belarus gehört).

Bisher war die Lizenzerhalten für die ausländischen juristischen Personen in der Praxis auch nur unter Voraussetzung der Eröffnung der Repräsentanz möglich. Die Verbindlichkeit des Vorhandenseins von Repräsentanz ergab sich aus den Beschluss N 929, der schrieb fest, die Tätigkeit der ausländischen Organisationen in der Republik Belarus ohne die Eröffnung der Repräsentanz verboten ist.

 

Doch existierte das andere Problem: die Lizenzorgane gingen manchmal davon ab, dass die Tätigkeit direkt mit den Kräften der Repräsentanz geführt wird, und vergaben die Lizenz für die Repräsentanz, daneben forderten den Hinweis in der Statut über die Repräsentanz der ausländischen juristischen Person auf die lizenzierende Tätigkeitsart gemäß der Forderungen der Verordnung des Ministerrats der Republik Belarus ab 19.12.2003 N 1666.

 

Es ist zu bemerken, dass diese Einstellung kaum richtig ist. Im betrachteten Fall wird die Tätigkeit gerade von der ausländischen juristischen Person, so genannte Hauptfirma, geführt, was die Regeln der Vorschrift № 929 bestätigen. Darum riefen die Versuche, irgendwelche lizenzierende Tätigkeitsarten im Statut über die Repräsentanz zu festlegen, die Fragen in der jeweiligen Abteilung des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten hervor, die die Genehmigung auf die Eröffnung der Repräsentanz verteilt.

 

Wann lohnt es sich, die Repräsentanz zu eröffnen.

 

In der Phase der Entscheidung über die Eintritt auf den Markt der Republik Belarus muss der Ausländer sich klären, was besser wird: die Repräsentanz oder die juristische Person hier zu eröffnen. Das ist die Schlüsselfrage, von deren Lösung die ganze nachfolgende Arbeit des Ausländers in Belarus hängt ab: ihr Schema u.s.w. 

Die Antwort auf diese Frage kommt auf die Zwecke an, für die der Ausländer die Struktur in Belarus zu eröffnen plant.

Wie wir schon oben hingewiesen haben, hat die Repräsentanz einen gekürzten Rechtsstatus, was ein Hindernis ist, die vollständige kommerzielle Tätigkeit der Ausländer in Belarus zu führen. 

 

Außerdem sind die Ausgaben für Eröffnung und Erhaltung einer Repräsentanz höher als im Falle der Gründung hier einer juristischen Person:

 

- die Repräsentanz wird auf die Frist eröffnet, die bei der Beantragung auf die Eröffnung der Repräsentanz bestimmt wird, d.h. wenn die Verwaltungsgebühr für 1 Jahr der Tätigkeit der Repräsentanz bezahlt wird, also die Genehmigung auf die Eröffnung der Repräsentanz für 1 Jahr ausgestellt wird, mit dem Recht der nachfolgenden Verlängerung dieser Frist unter der Bedingung, dass die Verwaltungsgebühr für jedes Jahr der Tätigkeit der Repräsentanz bezahlt wird (die juristische Person wird auf die unbestimmte Frist gegründet);

 

- für die Eröffnung der Repräsentanz ist jährlich die Verwaltungsgebühr in Höhe etwa 800 USD zu bezahlen (für die Staatsregistrierung der juristischen Person ist einmalig die Verwaltungsgebühr in Höhe etwa 60 USD zu bezahlen);

 

- für die Verlängerung der Laufzeit der Repräsentanz ist die gleiche Verwaltungsgebühr zu bezahlen, wie bei der Eröffnung der Repräsentanz.

 

Die Tätigkeit der Repräsentanz der ausländischen Organisation wird mehr aufmerksam verfolgt – jede Repräsentanz der Ausländer ist verpflichtet, einmal pro 6 Monate dem MAA die Rechenschaft über ihre Tätigkeit abzulegen.

 

Noch eine negative Nuance bei der praktischen Verwendung der Repräsentanz ist die Beschränkung der Zahl der ausländischen Staatsangehörige, die bei der Repräsentanz arbeiten dürfen. Heutzutage genehmigt das MAA nur 3-5 Menschen. Und viele Ausländer streben jetzt bestimmten Teil von ihrem Business ins Ausland (auch in Belarus) zu verbringen und gerade ihren Arbeiter die Arbeit zu geben. Darum ist diese Beschränkung für manche Ausländer ausschlaggebend.

 

Es gibt auch bestimmte Nuance mit der Zollabwicklung der Waren, die die Repräsentanz der Ausländer einführt. Das macht die Warenhandel durch die Repräsentanz fast unmöglich.

 

Aus all dem lässt sich die Schlussfolgerung ziehen, dass:

 

- es für den Ausländer, der in Belarus Handel führen will, notwendig ist, die juristische Person hier zu gründen;

 

- man für die Erfüllung der Arbeiten und Dienstleistungen in Belarus sowohl die juristische Person gründen, als auch die Repräsentanz eröffnen kann (die Steuerlast wird gleich, die Aufrechterhaltung der Repräsentanz wird teurer);

 

- man für die unkommerzielle Tätigkeit in Belarus die Repräsentanz eröffnen kann.

 

Die einzige Variante, wann die Eröffnung der Repräsentanz mehr einträglich wird, als die juristische Person, ist solcher – der Ausländer gründet eine Struktur in Belarus für die Erbringung der Dienstleistungen seiner Hauptorganisation durch die belorussische Mitarbeiter. Typisches Beispiel – ausländische Software-Firma eröffnet die Repräsentanz in Belarus, werbt örtlichen Programmierer, die die Bestellungen von der Hauptfirma bearbeiten, und ihr Lohn dafür bekommen.  

 

In diesem Fall überweist die Hauptfirma bestimmte Beträge der Finanzierung, die Steuerfrei sind, und die Repräsentanz zahlt die Steuern und Pflichtausgaben nur aus dem Lohnfond ihrer Mitarbeiter.

 

Wie wird die Repräsentanz eröffnet

Die Erteilung der Genehmigungen auf die Eröffnung der Repräsentanzen der ausländischen Organisationen in der Republik Belarus führt das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten (MAA) durch. Die Repräsentanz gilt als in der Republik Belarus gegründete und hat das Recht die Tätigkeit auszuüben, die auf die Zwecke gezielt ist, für die sie eröffnet ist, ab den Zeitpunkt des Erhaltens der Genehmigung von MAA auf ihre Eröffnung.

Zum Unterschied von der Registrierung der kommerziellen Unternehmen mit ausländischen Investitionen fordert MAA für die Eröffnung der Repräsentanz den Gewährbrief von dem Vermieter darüber, dass er die juristische Adresse nach Erhalt der Genehmigung bereitstellt. Gewisse Zeit (8-10 Jahre vor) war es erlaubt, die Repräsentanz sogar im Wohnhaus des Leiters der Repräsentanz zu eröffnen. Dann wurden die Repräsentanzen in dieser Beziehung den juristischen Personen gleichgestellt. Jetzt kann nur der Verwaltungsraum als die juristische Adresse benutzt werden.

Für die Ausstellung der Genehmigung auf die Eröffnung der Repräsentanz von der ausländischen Organisation in der Republik Belarus wird die Verwaltungsgebühr in Höhe etwa 800 USD pro Jahr erhoben, für die Repräsentanz der unkommerziellen Organisation – etwa 245 USD pro Jahr.

Nach dem Ablauf der Frist, auf die die Repräsentanz eröffnet war, ist die Verwaltungsgebühr in demselben Höhe zu bezahlen, wie für die Eröffnung, es sei denn, dass die größere Höhe zu dem Zeitpunkt des Antrags auf die Verlängerung der Tätigkeit  festgelegt wird.

Außer der Urkunde, die die Bezahlung der Verwaltungsgebühr bestätigt, und des Gewährbriefs muss die ausländische Organisation für den Erhalt der Genehmigung auf die Eröffnung der Repräsentanz bei MAA die folgende Unterlagen vorlegen:

1. Antrag, in dem angegeben wird: Zweck der Eröffnung der Repräsentanz, volle Benennung der Organisation, ihr Gründungsdatum, Sitz der Hauptgeschäftsstelle, Beschreibung der Tätigkeit der Organisation, die Angaben über die Personen, die bevollmächtigt sind, die Geschäfte namens der Organisation in der Republik Belarus führen;

2. legalisierte Kopie der Urkunde, die staatliche Registrierung der Organisation bestätigt (Auszug aus dem Handelsregister, Zertifikat über die staatliche Registrierung der Organisation u.s.w.). Die Legalisation muss nicht älter als ein Jahr vor Einreichung des Antrags mit der Übersetzung in die belorussische (russische) Sprache (Unterschrift des Übersetzers ist notariell zu beglaubigen) erledigt werden;

3. legalisierte Kopien der Gründungsunterlagen der Organisation;

4. legalisierte Vollmacht für den Leiter der Repräsentanz. Wir empfehlen, die Vollmacht sofort auf 3 Jahre zu erteilen und auch möglichst viel Befugnisse anzugeben, weil der Leiter der Repräsentanz in erste Linie aufgrund der Vollmacht handelt, und danach seine Befugnisse in der Statut über die Repräsentanz vorgeschrieben werden;

5. Kopie der Sondererlaubnis von den Staatsorganen des Landes, wo die Organisation ihren Sitz hat, wenn es nach dem Recht des Staates, dem Antragsteller gehört, notwendig ist. Hier hängt alles von dem nationalen Recht der ausländischen Organisation ab.

6. Statut über die Repräsentanz, wo Zweck der Eröffnung der Repräsentanz in der Republik Belarus, Adresse, Organisationsstruktur, Zuständigkeit des Leiters, Schließungsverfahren angegeben wird;

7. legalisierte Vollmacht auf die Person, die die Handlungen zu betreiben bevollmächtigt ist, die mit der Eröffnung der Repräsentanz gebunden sind.

Nach dem Erhalten bei MAA der Genehmigung (sog. Daswol) muss man noch Standartsatz der Maßnahmen erledigen: Abstimmung und Erlaubnis auf die Herstellung des Siegels, die Dienstkarte des Leiters der Repräsentanz bei MAA zu erhalten, sich unter Steueraufsicht bei Inspektion des Steuerministeriums, sowie bei den Organen von der Stiftung der  Sozialschutz der Bevölkerung, REU „Belgosstrach“ anzumelden, das Konto bei der Bank zu eröffnen.